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Como favorezco la concentración para mis tareas clave

A lo largo de cualquier día nos encontramos con decenas de tareas de todo tipo, redactar un email, corregir un bug, asistir a reuniones, monitorizar procesos, pequeños desarrollos … pero ninguna de estas son lo que yo considero “tareas clave”. Las tareas clave son aquellas tareas que son realmente importante para nosotros, para nuestros proyectos, aquellas que pueden marcar la diferencia y hacerlos evolucionar. En definitiva, y sin desmerecer las otras tareas, las tareas clave requieren que demos lo mejor de nosotros mismos para llevarlas a cabo.

Para conseguir desempeñar las tareas clave de forma óptima, a mi me gusta preparar el entorno, algo así como activar el “modo concentración”, en el que se que voy a poder trabajar en las mejores condiciones. Esto es lo que yo hago:

Siempre planifico las tareas claves al principio del día, cuando mi mente y mi cuerpo están más frescos y aún no acuso el cansancio de todo el día. El día anterior planifico cuales serán las tareas clave del día siguiente, y cuando llego por la mañana me pongo directamente a ellas, sin revisar el email o cualquier otra cosa.

Abordo una única tarea clave cada vez, no creo en la multitarea.

Intento minimizar las interrupciones técnicas externas, es decir, cierro mi cliente de correo electrónico y cualquier aplicación de mensajería instantánea que tenga en el ordenador. También silencio el móvil y lo pongo boca abajo, para no ver las notificaciones que me puedan llegar. De esta forma intento que ningún aviso o alerta distraiga mi concentración durante la tarea clave.

Si el entorno físico es ruidoso utilizo auriculares y música de concentración para reducir el ruido ambiental.

Me fijo periodos de tiempo de media hora, con un cronómetro visible. Durante esa media hora me obligo a estar concentrado y trabajando en la tarea clave que tengo entre manos. Para mi son importantes estos “micro periodos” porque son abordables, es decir, se que puedo hacerlo, que puedo estar media hora seguida dedicándome exclusivamente a una única cosa, a esa tarea clave que he decidido. Si por el contrario me propusiera dedicar dos horas seguidas a la tarea, soy consciente que difícilmente podría mantener una concentración alta tanto tiempo seguido. Una vez cumplido el periodo de media hora, descanso cinco minutos, haciendo lo que quiera, preferiblemente levantarme y no pensar en nada relacionado con la tarea clave.

Soy consciente que es imposible aislarme completamente, y es fácil que nuevas tareas, ideas o cualquier otra cosa me venga a la cabeza en este momento, no hay problema, simplemente lo gestiono apuntándolo para más tarde.

Como conclusión, quiero remarcar que la concentración se busca, tenemos que perseguirla y favorecerla, ser conscientes de lo preciada que es y aprovecharla para lo que de verdad nos interesa.

 

Apunto y olvido … ya lo revisaré más tarde

Cuando estás trabajando, concentrado en una tarea, es muy común que te asalten nuevas ideas, tareas nuevas que tienes que hacer, errores que detectas, hasta cosas que tienes que hacer en casa o que ir a comprar. Nuestro subconsciente es muy traicionero, y está acechando continuamente para intentar interrumpir nuestra concentración, nuestra productividad.

Obviamente es algo que no quieres que se te pase, que no quieres olvidar. Yo en estos casos lo que hago es apuntarlo e intentar olvidarlo lo más rápido posible, de forma que interrumpa mi concentración lo mínimo posible, y poder seguir con la tarea que estaba.

Pero hay que tener algún cuidado en cómo apuntamos estos “pensamientos”:

Tienes que apuntarlo rápido.

Ten a mano siempre aquello que vayas a necesitar para apuntar, sea un software, una libreta o un trozo de papel. No puedes perder tiempo en ponerte a buscar donde apuntarlo cuando lo necesites.

Apúntalo siempre en el mismo sitio.

La “bandeja de entrada” debe ser única. Todo tienes que escribirlo en el mismo sitio, ya que eso te da la seguridad y tranquilidad de que luego lo encontrarás posteriormente, de que no vas a perderlo.

Se fuerte, no caigas en la tentación de hacer caso a lo que te viene a la cabeza.

Debes ser fuerte, y forzarte a ti mismo a olvidar lo que acabas de apuntar. No puedes caer en la tentación de ir a mirar eso que acabas de pensar, ni siquiera un poquito … NO. Debes seguir con el trabajo en el que estabas concentrado y recuperar la concentración lo más rápido posible.

Revisa periódicamente la bandeja de entrada.

Que puedas olvidar instantáneamente lo que acabas de olvidar solo será posible si tienes la seguridad de que posteriormente vas a revisar tu bandeja de entrada. No tiene por que ser dentro de una hora, ni hoy mismo, pero periódicamente tienes que ponerte a revisar todo lo que apuntaste en tu inbox y procesarlo.

Yo, al pasar la mayoría del tiempo delante del ordenador, utilizo Evernote como herramienta para “apuntar y olvidar”.Te ofrece unas pequeñas utilidades que te facilitan esto y consiguen que sea muy rápido, pudiendo tanto anotar texto como imágenes, capturas de pantalla, artículos, links. Además, si te pilla fuera del ordenador, también tiene apps para móvil que puedes utilizar, con lo que te aseguras que todo va a acabar en la misma bandeja de entrada.